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阿里嚴小云:標準化管理流程的2大要點


2023-04-11 08:28:17   來源:量子教育   點擊:
5個人的團隊和500人的團隊,哪個團隊的業績更可控?很多人會選5個人。因為人越少,管理起來越簡單。其實,所謂“人越多越不可控”,只是因為管理者在用“人治思維”帶團隊。只要建立標準化的團隊管理流程,帶500人的團隊依然很輕松,團隊產出也會更可控。建標準:追過程
讀完本文,你能了解到標準化管理流程的2大要點:
1.建標準:客戶管理系統、員工管理系統
2.追過程:“三報四會”、“三盯三到”


以下為正文:


一、建標準:客戶&員工標準化管理


管理者如何輕松帶好500個人的團隊?


首先要建立標準化的管理流程,做好過程管理。


那標準化的管理流程應該怎么做?


比如說,我先拿阿里的銷售團隊來給大家打個樣。看看阿里是如何實現銷售團隊批量管理的。


1.客戶管理體系


首先阿里有一套非常完善的標準化客戶管理系統,我們稱之為CRM庫。


無論是公司分發的資源,還是銷售自拓的資源,也不管客戶的意愿高低,只要是目標客戶,阿里都要求銷售必須錄到CRM庫中。


銷售聯系完客戶以后,必須寫好聯系小記,如客戶名稱、拜訪內容、客戶需求點、疑議點、接下來的跟進策略等等。


銷售寫完聯系小記以后,阿里會根據客戶漏斗,比如客戶是否認可電子商務趨勢、是否認可公司產品等來制作成熟度標簽:


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比如,銷售在客戶溝通以后沒有找到關鍵決策人,我們就定義為4類客戶。


如果找到了關鍵決策人,但是合作意愿沒有那么高,我們會定義為3-客戶;如果找到了關鍵決策人,并且合作意愿很高,這個月內有機會來合作的,我們就定為這3類客戶。


如果銷售已經給客戶發過合同,客戶合作意愿非常高,近期就可以定下來,我們就定義為2類客戶。


如果說發出合同,并且合同已經蓋章了,我們會定義為1類客戶。


不同標簽的客戶,我們會有標準的溝通話術和跟進節奏。


比如,3-5天內要去跟進一下3-類客戶,5-7天內跟進一下3類,2類客戶是每天都要跟進等等。


這不是我拍腦袋說的,而是根據歷屆Top Sales的方法提煉出來的。


如果你已經是銷冠,那我們就提煉你的方法論復制給別人。


如果你還不是銷冠,我們把這么多銷冠的方法論都提煉出來給到你,你就可以直接拿來用。


這樣一來,不僅復制銷冠變得容易,復制銷售主管乃至銷售團隊都會變得容易。


因為管理者只要按照標準化的管理體系,檢查團隊伙伴做得對不對就可以了。


2.員工管理體系


除了客戶管理系統,銷售團隊也要有標準化的管理體系。


比如,我們把銷售的時間做了分配。


每天晚上回家之前,有幾件事一定要做好的:比如明天要拜訪的客戶數量以及跟進策略、明天的路線安排或者聯系客戶的節奏等等。


每個周末,銷售也必須要做好這3件事:


第一是,上周的目標回顧、倉庫的資源盤點、以及上周各環節的轉化率分析;第二是下周的客戶安排,自拓資源的入庫;第三是客戶的盤活跟激活,老客戶的客情維護。


還有白天的8個小時,什么時間段聯系什么樣的客戶,我們都會給到一個清晰的標準。


這個標準,也是基于Top Sales的經驗提煉出來的。


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大家仔細看上面的黃金時間表,每一個都是經驗。


比如我們要求銷售每天8:30-9:30,一定要先聯系新客戶。因為我們剛起床,腦子都比較迷糊,聯系老客戶時萬一說得不好,成本有點高。


而新客戶的成本比較低,對我們的戒備心理也少一些,要求也更低,因此可以用新客戶稍微過渡一下。


有了標準化的客戶管理系統和員工管理系統,銷售管理者要做的事就是,抽查銷售有沒有按照標準化的管理體系去做。


如果是能力問題就解決能力問題,態度問題就解決態度問題。這樣一來,做管理就會簡單很多。


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我經常說一句話:優秀企業做很多事情的底層邏輯,往往是一樣的。


除了阿里以外,華為也做了標準化管理體系,比如IPD項目流程(產品開發流程)的標準化,比阿里做得還要好。


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二、追過程:“三報四會”


標準建好了以后,我們還要做過程跟進。


這里我要跟大家明確一個觀點,做好過程管理的前提一定是先做好目標管理。


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只有年度規劃分解到了月度規劃、周計劃、日行動計劃上,管理者每天、每周、每月的跟進、修正、復盤才能落實,最終保證年度目標的達成。


大家一定要清晰地認識到,追過程的前提一定是目標落在了行動計劃上。定完目標后,管理者要跟員工就行動計劃達成共識。


換句話說,管理者定目標時,NASA法則(有數字、有分析、有策略、有行動計劃)有沒有運用到位?有沒有把定目標、談目標、曬目標以及整個目標管理流程給做到位?


管理者千萬不要為了追過程而追過程,任何過程管理的跟進一定是從目標管理開始的。




我們做周復盤、月復盤時,也一定要先看,是當時定目標的策略或者行動計劃出問題了,還是過程執行出問題了?


具體怎么做過程跟進,這里我也分享一個追過程的工具,叫做“三報四會”,即日報、周報、月報,早會、晚會、周會、月會。


有了“三報四會”,管理者就能夠及時檢查到團隊成員的問題,并且給到反饋。


我們說,管理要“No Surprise”。如果沒有開會,管理者發現不對的地方,只能一對一溝通,效率就會很低。


如果有些問題是共性問題,那就可以在“三報四會”中統一反饋。


1.日報的格式設計


日報一般會由幾個模塊構成:


①數字模塊


比如,今天的業績結果以及過程數據,進了多少款,跑了幾家客戶,分別屬于哪幾類。


②異常模塊


如果有異?蛻,需要及時反饋給上級,上級也可以幫忙判斷處理。如果團隊里有表現異常的員工,也可以及時反饋給上級。如果沒有,也不要硬加。


③明日事項


比如,明天要跟進哪些客戶,計劃什么時段聯系等等,簡單描述一下,按照優先級列好。


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2.周報的格式設計


①回顧目標


當初的行動意圖是什么、目標是什么、預先制定的計劃是什么?


②評估結果


比如實際發生了什么,在什么情況下怎么發生的。


③分析原因


實際情況跟當時的預估有沒有差異。如果有,那好的為什么好,差的為什么差?


④總結經驗


不僅好的經驗要總結,壞的經驗也要總結,以便后面及時調整。


⑤新的行動計劃


說明白下一個階段新的行動計劃。


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月報、年報也是差不多的格式。


只不過,周報阿里通常會用word,插入一些圖片來輔助說明。而月報、年報都會要求做PPT,把重點事情提煉出來做匯報。


3.早會的標準流程


一般來說,早會晚會是銷售團隊必須要開的。


中后臺只需要開周會、月會以及項目的專項會議,早會和晚會可以根據實際情況安排,不是必須要開。


那銷售團隊的早會是怎么開的?


一般來說,阿里要求管理者必須嚴格將早會時間控制在15分鐘以內,主要強調3件事:


①喊隊呼


所謂借假修真,喊隊呼可以提升團隊人員的精神狀態。


②強化目標


每天把團隊的目標、每個成員的目標都強調一下。


③重要事項提醒


把當天的注意事項和重要事項再強調一下。


4.晚會的標準流程


晚會一般比早會時間長,不過同樣要求時間控制在40分鐘以內。


①“倒垃圾”


銷售在客戶那里很容易受挫,所以會議正式開始前,可以花5分鐘的時間讓大家倒一下“垃圾”。


②補充養分


銷售拜訪客戶過程中,有哪幾個重點客戶,團隊可以一起穿透研究,看看怎么做會更好。以后類似的客戶,怎么做比較有效。



還有管理者在陪訪員工或者聽電話錄音過程中,發現了員工的問題,可以開晚會時強調一下。


③明日事項


管理者要跟團隊說一下,明天事項的優先級、拜訪客戶的路線安排等等。


注意,開會時,一定要讓員工先說,管理者后說。這樣做的好處是,可以增加員工的成就感,減少管理者幫員工修正時的逆反心理。


5.周會的標準流程


開周會跟晚會差不多,只不過時間更長。


開周會時,阿里會鼓勵團隊成員互相照鏡子、點評、學習。


6.月會的標準流程


前面3個會都是一對多的,月會我建議要更重視一點。


①一對一面談


首先,管理者跟團隊成員一對一面談。比如,上個月的情況要復盤,下個月的目標要達成共識。


另外,就是一些只適合一對一表達的感受、觀點、想法等等。


一對一溝通時,管理者可以把職業規劃加入進去,讓員工工作更有方向和動力。


②月度會議


跟所有人聊完以后,再來個愉快的月度會議,互相照照鏡子,強調一下本月的共性問題和下個月的重要事項就可以了。


7.關注4大維度


總的來說,三報四會只是一個復盤工具。而作為管理者,復盤一定要有這4個維度。


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①分析事


作為管理者,分析原因的時候,一定要先分析事。團隊哪些事做得好,哪些事做得不好。


②分析人


事分析完了以后,就要分析到人。作為管理者,在向上匯報的時候,一定不要忘記人的維度。


比如,哪些人做得好,哪些人做得不好,異常員工如何處理。


關于員工士氣和能力提升上,做了哪些事情,實際結果是什么。


③分析團隊


團隊整體情況如何,士氣怎么樣,能力如何,人才梯隊如何,也是管理者需要復盤的。


④分析組織


組織層面的復盤,是思考制度、流程是否需要優化。


三、追過程:三盯三到


追過程的具體動作叫“三盯三到。”


1.三到:到人、到事、到天


很多管理者開會的時候,是這么說的:“各位伙伴,我們團隊今天的業績不太好,主要是團隊促銷做得不好。”


如果你是團隊成員,你會做改進嗎?


不會。你大概率只會覺得:“領導說的一定是老王,不是我。我促銷做得挺好的。”這是人性。


那什么情況下,你會做改進呢?


是領導開會的時候直接說:“小張,你今天在什么地方做得不太好。你需要優化一下,明天我要看你的改進成果。”


管理者只有到人、到事、到天,團隊成員才會改進。


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2.三盯:盯數據、盯細節、盯因由


①盯數據


我在阿里做大區總的時候,帶了幾百個人,下面有部門經理、主管以及基層銷售,我是不直接帶主管跟銷售的。


但是我會盯主管和銷售的數據,分析他們最近的表現。


比如,某主管最近的0轉3類客戶的轉化率下降了,可能是產品層面出了問題,不會講產品。


如果是3轉2類客戶的轉化率下降,可能是疑義處理出了問題。


如果是2轉1類客戶的轉化率下降,可能是促銷環節出了問題。


雖然我不直接管理下面的主管,但只要盯他們的數據,情況我依然能夠了如指掌。


當我發現問題后,我就會回頭看對應部門經理的匯報。


如果經理也發現了這個問題,并且有了對應的行動計劃跟措施,那就OK。如果沒有發現,那我就會把部門經理叫過來,把這個情況反饋給他,讓他去跟進。


這樣一來,我通過盯數據,也能夠形成管理閉環。


 
②盯細節


盯細節也很重要。


舉個例子,阿里規定,新銷售3個月不出業績,就會被淘汰。但是銷售總監或者大區總手上都有一塊免死金牌。


主管可以幫銷售申請,如果大區總同意,那就可以給這個銷售發一個免死金牌,延長3個月時間。


曾經有個主管來找我,幫下面的銷售申請免死金牌。


他的理由是:這個銷售拜訪量非常努力,別人的拜訪量是5個,他一般都在7個以上。別的銷售拜訪客戶5、6點就回來了,他要聊到晚上7、8點。所以,希望公司再給他一次機會。


聽起來很有道理,我就說:“好吧,考慮一下”。


然后,我就打開了這個銷售的CRM庫,去看他記的聯系小記。


他的聯系小記是這樣寫的:


第一條:x月x日,我去拜訪了xx公司,見到了辦公室的王主任。他告訴我說確實想做電子商務,但這事要李總決定,但李總今天不在。


第二條,x月x日,我又去拜訪了該公司,又碰到了辦公室的王主任。他又說還是想做電子商務,但李總還是不在。


一連4次聯系小記,表述都大同小異。


這位銷售真的有用心做銷售嗎?恐怕不是。


真正用心做銷售的人,面對這么好的客戶,是不會連續拜訪4次,都沒找到關鍵決策人的。


退一萬步講,這位銷售只要跟王主任講:“如果咱們確實想做電子商務,您看是否可以把李總電話給我,我跟他談一談;蛘吣鷰臀壹s一下李總,我們再一起跟他聊一聊。”是不是也可以盡快推進?


這位銷售,其實是典型的“小白兔”型員工?雌饋砗芘、很聽話,但其實不用心、執行力也不高。


阿里有句話叫“賞明星殺白兔”,就是要剔除掉這種人。


但話說回來,所有的員工問題,其實都是管理問題。


這些員工固然有問題,但最大的問題還是在管理者。


主管帶了這個銷售3個月,竟然沒能發現這個問題。如果早些發現,就可以早點給予輔導,而不是因為沒有業績被干掉。


③盯因由


周報很重要,但很多管理者有時候連周報都寫不好。


比如,周報里說這周團隊業績不太好,是因為我們團隊士氣不太高、執行力也不太高。



士氣不高、執行力不高,這都是一個現象。身為管理者,最重要的是找出現象背后的原因。


如果管理者連原因都沒有找到,上級領導又怎么會相信他接下來可以翻盤呢?


所以說,我們追過程的時候盯因由也很重要。


發生了現象,一定要層層撥開表面的現象,找到最底層的原因。

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